Artigo: Eu compartilho | Profissional que age de forma colaborativa é mais requisitado, produtivo e eficiente

por Uires Tapajós | mar 21, 2014 | BPM | Gestão por Processos

Nosso consultor Uires Tapajós deu sua contribuição para o artigo abaixo:

Quem tem uma rede social ativa, com amigos que compartilham informações, não acha surpreendente quando uma pessoa posta uma mensagem em busca de um profissional específico para um determinado projeto, ou mesmo como fonte para uma matéria. É fácil perceber o quanto as novas tecnologias incentivam que profissionais possam atuar em uma rede de colaboração no sentido de melhorar seus processos de trabalho ou mesmo torná-los mais ágeis, a partir de seus colegas de trabalho ou não.

Os fóruns temáticos de discussões são um ótimo exemplo disso. Diversos profissionais de uma mesma área ou complementares podem se conectar por intermédio dessa página e trocar ideias, discutir projetos, fazer contatos ou até mesmo tirar dúvidas.

O analista de sistemas do Mackenzie Pedro Henrique Ximenes é um profissional que sempre faz uso desse tipo de ferramenta. Ele conta que recorre a outras fontes quando não tem capacidade ou conhecimento necessários, e diz que os manuais são muito detalhados e consomem muito tempo para ler e entender – ao contrário dos fóruns na internet, em que a resposta já está bastante “mastigada”, o que torna o seu processo de trabalho muito mais ágil. “O mesmo vale para consultas a outros colegas. A grande maioria dos problemas já foi vivenciada por alguém que participa de alguma forma da comunidade e está disposto a compartilhar esse ‘know-how’, seja por amor à tecnologia, seja para ganhar reconhecimento”, comenta.

Ximenes ressalta ainda que esse tipo de atitude não vale apenas para quando se está passando por algum problema, mas também para quando se quer conhecer mais a respeito de alguma coisa ou iniciar um projeto novo. “Atualmente, estou em empresa da área educacional, que tem muitos sistemas diferentes dos de outras instituições, e a colaboração dos colegas me ajuda a conhecer muitas coisas que eu levaria talvez mais de um ano para aprender pelos meios convencionais”, explica.

Essa forma de agir, que se tornou comum na rotina de trabalho de Ximenes e que faz parte das atividades de cada vez mais profissionais, transforma-os no que especialistas chamam de “profissionais colaborativos”. Segundo Uires Tapajós, consultor e professor da CompanyWeb, esse profissional compartilha conhecimento, foca na autoridade do processo, e não no poder do cargo, conhece boas ferramentas para gerenciar suas atividades, não esconde o que faz, busca atingir resultados e não mira somente no marketing pessoal, tem familiaridade com ferramentas da internet e conhece o planejamento estratégico da organização, assim como suas metas.

Tapajós explica que esse tipo de profissional e ambiente colaborativo trazem vários benefícios para as organizações, entre eles, transparência, já que todos na empresa sabem quem está executando uma tarefa de um processo de negócio, maior produtividade e agilidade e gestão de conhecimento, pois, com a colaboração, o conhecimento tácito (que todos têm do dia a dia da sua experiência) torna-se explícito, e a organização ganha mais produtividade, pois todos têm acesso ao conhecimento necessário para executar suas tarefas.

Andreia Lima, gerente comercial do Idort, explica que ter um ambiente colaborativo faz com que as soluções sejam encontradas de forma mais rápida e as tarefas realizadas em menor tempo, facilitando a mudança de processos e de objetivos. “Esse tipo de ambiente é bem aplicável aos negócios, sejam eles em vendas, construção, projeto, enfim: qualquer lugar em que haja a necessidade de informações e em que sejam necessárias rapidez e facilidade na obtenção desses dados. Esse ambiente descentraliza o conhecimento e desenvolve o pensamento estratégico da empresa”, comenta.

Pensando em uma sociedade em que se valoriza cada vez mais o conhecimento e em que tecnologias são cada vez mais acessíveis, profissionais que conseguem utilizar essas ferramentas e ter uma postura colaborativa são cada vez mais desejados. Andreia explica que a grande maioria das empresas valoriza profissionais com perfil colaborativo, pois demonstram uma participação efetiva nas atividades diárias.

Para quem pretende atuar em ambientes assim, ela sugere promover uma convivência positiva e criar, entre as pessoas, elos de confiança, que muitas vezes transcendem o vínculo meramente profissional. Além disso, é preciso ter em mente que a sustentabilidade da equipe está diretamente ligada ao “clima de colaboração”, pois promove a troca de diálogo e o aprendizado das pessoas.

Tapajós sugere também que esse profissional não fique “preso” ao cargo, e, sim, execute da melhor forma possível as atividades, e sempre que possível as compartilhe. Ele explica ainda que a geração Y está com problema de se adaptar a empresas que funcionam como “silos” (hierárquicas), nas quais há muitas ilhas de trabalho e pouca colaboração e compartilhamento de informações. “A geração Y sabe o que é compartilhar e entendeu bem o que esse recurso traz, porém as empresas ainda estão presas ao comportamento de não passar informação. Por isso, deve-se ter conhecimento de gestão de processos e gestão de projetos e ter familiaridade com softwares de colaboração, desde o simples Outlook, para compartilhar sua agenda de trabalho, até outros mais complexos”, comenta ele.

Como ser um profissional mais colaborativo:
1. Promova uma convivência positiva.
2. Crie elos de confiança entre as pessoas, transcendendo o vínculo meramente profissional.
3. Tenha em mente que a sustentabilidade da equipe está diretamente ligada ao “clima de colaboração”, pois promove a troca de diálogo e o aprendizado das pessoas.
4. Conscientize-se da importância que cada um tem na construção do sucesso de uma empresa.
5. Preste mais atenção ao funcionamento global da empresa e faça um exercício diário de tentar descobrir o que poderia ser melhor em todas as esferas.
6. Não fique “preso” a cargo; execute da melhor forma possível as atividades e, sempre que possível, compartilhe.
7. Tenha conhecimento de gestão de processos e gestão de projetos e tenha familiaridade com softwares de colaboração.
8. Compartilhe conhecimento e desafios.
Influenciando a colaboração
Sobre os profissionais que não se identificam com as características da colaboração, e ademais têm pouca iniciativa e não sabem ouvir a opinião dos membros de um grupo, Andreia comenta que eles trazem sérios danos ao ambiente corporativo, emperrando o bom andamento dos projetos e retardando a execução das tarefas.

Ximenes conta também que observa distintamente duas classes de pessoas que usam o ambiente de colaboração: os que só querem consumir, mas nunca atuam de forma a ajudar os outros; e os que consomem, mas também estão sempre ativos na comunidade, para também ajudar com o que eles sabem. Para os que se enquadram na primeira classe, ele alerta: “Sempre que você compartilha seu conhecimento, você reforça mais ainda na sua mente o conteúdo compartilhado, pois força seu cérebro a relembrar a informação, sem falar da satisfação de ajudar alguém, o que é muito gratificante. E lembre-se: amanhã pode ser você a precisar de ajuda”.

O analista acredita que o trabalho colaborativo é inerente não à empresa, e sim ao profissional. “As empresas não conseguem controlar a colaboração, pois ela pode se dar de várias maneiras. Já no caso do profissional, conheço alguns que não trabalham de forma colaborativa por insegurança. Esse tipo de profissional acha que, se compartilhar o seu conhecimento, pode perder a relevância que tem dentro da empresa”, comenta.

Mas ao contrário do que possa parecer, Ximenes tem a convicção de que, quando um profissional compartilha seu conhecimento com alguém na empresa, se torna sempre bem-visto pelos colegas, superiores e subordinados.

Embora a colaboração seja uma característica nata em alguns profissionais, independentemente da empresa em que trabalham, aqueles que não são assim podem ser contaminados por esse tipo de atitude, quando incentivados. Andreia acredita nisso e diz que o ambiente de trabalho influencia no comportamento das pessoas e, por conseguinte, influencia nas relações interpessoais e supostamente nos resultados das empresas em todos os sentidos.
Por isso, propiciar um ambiente de colaboração pode ser uma saída para perpetuar esse tipo de comportamento. Uma das ações sugeridas por Andreia é preparar a liderança para organizar as contribuições dos colaboradores, além de fomentar a necessidade de estudar e pesquisar em busca de novas soluções.

Segredo de retenção
De acordo com Adriano Rodrigues, diretor de tecnologia do Tabmedia, plataforma de gestão de conteúdos para tablets, uma das respostas-chave para manter a sustentabilidade organizacional é compartilhar aspirações e conhecimento. Para o executivo, à frente de uma equipe com maioria jovem, é preciso envolver para desenvolver. “As empresas pecam quando exigem que os funcionários se envolvam na empresa sem antes se envolverem no universo deles, entender as aspirações, compartilhar metas e planejar o futuro”, explica Rodrigues.
Quando o assunto é futuro, ele reforça a importância de que o planejamento estratégico da empresa seja traçado em paralelo com o planejamento de carreira de todos os colaboradores. “Se pretendemos evoluir juntos e com o mesmo objetivo, temos que caminhar na mesma direção, falando a mesma língua”, descreve, enfatizando a gestão colaborativa, parte fundamental para a tomada de decisão da companhia.

Rodrigues reforça que um trabalho planejado permite mais autonomia e flexibilidade, tanto nos prazos e custos quanto, principalmente, na motivação e rendimento do colaborador, facilitando um ambiente de colaboração. “No Tabmedia executamos um planejamento benéfico para a empresa, para o cliente e para aqueles que executam, beneficiando-os com participação nos lucros, folgas programadas e até execução do trabalho em home office”, diz.

A capacitação também é parte fundamental no processo. Para Rodrigues, além da formação técnica e da bagagem profissional que o colaborador traz, é imprescindível que a empresa invista em constantes treinamentos e trocas de experiência. “Muito mais que ensinar qualquer atividade técnica, acredito que os princípios e valores da organização devam ser reforçados quase diariamente, além de propor reuniões interativas e informais. Elas auxiliam muito no convívio pessoal e impulsiona o espírito de liderança”, complementa.

Para o diretor, o primeiro passo para um profissional agir de forma colaborativa é entender que os desafios e problemas enfrentados por uma empresa não são responsabilidade única e exclusiva dos donos dela. Quem está envolvido diariamente na rotina dos departamentos é quem conhece e sabe o que precisa ser melhorado. No entanto, ele ressalta que muitos preferem se omitir, com medo de serem repreendidos e até mesmo de perderem seus empregos, quando, na verdade, deveriam estar cientes de que, caso os problemas não sejam resolvidos e a empresa não consiga crescer e atingir suas metas, ele poderá perder seu emprego de qualquer forma.

Após conscientizar-se da importância que cada um tem no papel de construir o sucesso de uma empresa, Rodrigues explica que o passo seguinte é a ação. “Em vez de focar apenas nas suas atividades diárias, passe a prestar mais atenção ao funcionamento global da empresa e faça um exercício diário de tentar descobrir o que poderia ser melhor em todas as esferas, desde a limpeza até a direção. Embora seja muito difícil, é preciso vencer o medo, encher o peito de coragem e falar para os superiores, ou mesmo para os colegas de trabalho, o que deve ser melhorado e quais devem ser as atitudes tomadas para juntos atingirem os objetivos propostos. Por menores que sejam as falhas identificadas, a correção delas fará uma grande diferença e impactará diretamente toda a equipe, e consequentemente contribuirá para a sua imagem e respeito dentro da equipe”, afirma o executivo.

Segundo Rodrigues, a cultura empresarial tem mudado, e cada vez mais os líderes têm entendido a importância de um profissional engajado nas melhorias dos processos internos. Além disso, eles têm percebido que a chance de sucesso de quem consegue transpor a barreira mental e cultural que dificulta a exposição das ideias e convicções no dia a dia é muito maior que a daqueles que preferem se eximir da culpa dos erros e problemas. “O bacana é pensar que sempre existe uma chance de crescimento e de conhecimento, basta o funcionário acreditar no seu trabalho, ter argumentos e agir”, afirma.

Fonte: Revista Profissional & Negócios – http://www.profissionalenegocios.com.br/materias/materia.asp?cod_materia=544